¿Se puede declarar el alquiler solo con el extracto bancario?

La práctica: una cuenta solo para el alquiler

Es una forma de trabajar muy extendida, y es buena: abres una cuenta, domicilias en ella todos los cobros y pagos de la vivienda —la renta, el IBI, la comunidad, el seguro, la hipoteca, las derramas, el fontanero— y no la usas para nada más. En mayo bajas el extracto del año y de ahí sale la declaración.

• Todo lo que hay dentro es del alquiler. No hay que separar tu vida personal de la de la vivienda.
• Nada se olvida. Lo que se pagó está, aunque hayas perdido el papel.
• El orden es automático. Los cargos repetidos —comunidad, seguro, IBI— se reconocen solos.

Por qué los números salen bien… casi siempre

Un extracto ordenado te da los ingresos del año y casi todos los gastos, y para muchas viviendas eso es el grueso de la declaración. Conviene saber dónde deja de coincidir con lo que pide el IRPF.

• El IRPF va por exigibilidad, no por caja. La renta de diciembre que cobras el 2 de enero es ingreso de diciembre, porque es cuando era exigible —salvo que en el contrato hayáis pactado otra cosa—. Con el extracto delante es fácil correrla un mes.
• Lo que no se cobró también se declara. Si el inquilino dejó de pagar, esa renta sigue siendo un ingreso exigible, y el impago se resta aparte, como saldo de dudoso cobro, con sus requisitos. En el extracto, sencillamente, no hay nada.
• Hay gastos que no son un movimiento. La amortización del inmueble (el 3 %) y la de los muebles no las paga nadie: se calculan. Son, en muchas viviendas, el gasto más grande del año, y en el extracto no aparecen.
• Y movimientos que no son gastos. La fianza que te entrega el inquilino no es un ingreso —la guardas y la devuelves—, y depositarla en el organismo de tu comunidad autónoma tampoco es un gasto: es tu dinero, que vuelve al terminar el contrato. Del recibo de la hipoteca solo son gasto los intereses, no el capital que amortizas.
• Y una derrama puede no ser gasto. La de mantenimiento sí; la que paga una mejora —cambiar el ascensor, aislar la fachada— no se deduce ese año: suma al valor de la vivienda y se recupera año a año por la amortización.

El punto que trae los problemas: probar el gasto

En una comprobación, quien tiene que probar el gasto eres tú: la ley pone la carga de la prueba en quien quiere hacer valer su derecho.

Un apunte del banco dice que salieron 180 € a una empresa el 14 de marzo. No dice qué compraste. Podría ser la reparación de la caldera de la vivienda alquilada —deducible— o una reparación en tu propia casa, que no lo es.

• Vale cualquier medio de prueba admitido en derecho. No existe una lista cerrada.
• Pero la factura es la prueba que se pide primero para lo que te vende una empresa o un profesional: reparaciones, suministros, seguros, la gestoría. No es la única prueba posible, aunque sí la primera; sin ella, te tocará convencer con otras y no siempre se consigue.

Y no todos los gastos se prueban con una factura:

• El IBI y la comunidad no tienen factura: se prueban con su recibo —el del ayuntamiento y el del administrador—.
• Los intereses de la hipoteca, con el certificado anual del banco, que además separa intereses de capital. El apunte del recibo mensual no distingue una cosa de la otra.
• La amortización del inmueble, con la escritura de compra (o la de herencia) y el recibo del IBI, del que sale qué parte del valor catastral es construcción.
• Un mueble o electrodoméstico, con su factura de compra, que además fija el importe sobre el que se calcula la amortización: un 10 % al año hasta recuperar lo que costó.

El ingreso es el caso contrario: para el cobro de la renta, el extracto sí es la prueba natural, junto al contrato. Por eso, en una comprobación, lo que suele fallar no son los ingresos, sino los gastos.

Qué guardar, gasto por gasto

• Reparación y conservación (fontanero, pintor, técnico): factura con el NIF de quien la emite.
• Suministros que pagas tú (luz, agua, gas): la factura de la compañía. Lo que decide no es a nombre de quién está el contrato, sino quién soporta y paga el recibo: si los paga el inquilino, no son gasto tuyo; si se los repercutes, ese dinero es además ingreso.
• IBI y tasa de basuras: recibo del ayuntamiento.
• Comunidad y derramas: recibo o certificado del administrador.
• Seguro del hogar o de impago: póliza y recibo del año.
• Intereses de la hipoteca: certificado anual de intereses del banco.
• Abogado y procurador: minuta o factura.
• Amortización del inmueble: escritura y recibo del IBI.
• Muebles y electrodomésticos: factura de compra.
• Ingresos: contrato de arrendamiento y el propio extracto.

Cuánto tiempo hay que guardarlo

La regla corriente son cuatro años, contados desde el día siguiente al final del plazo para presentar la declaración. Es lo que Hacienda tiene para comprobar. Ojo: ese plazo se interrumpe si Hacienda actúa —un requerimiento, una comprobación— y vuelve a empezar. Y mientras tanto, la ley te obliga a conservar los justificantes de lo que declaraste.

• La escritura de compra y las facturas de los muebles, mientras dure la amortización y hasta que vendas.
• Los gastos que se arrastran: la reparación que no cupo este año se deduce en los cuatro siguientes, y su justificante tiene que seguir ahí el año en que la uses.

Entonces, ¿se puede declarar solo con el extracto?

• Para calcular, casi. Te faltarán la amortización, los impagos y lo que pagaste desde otra cuenta.
• Para demostrar, no. El extracto es el índice de lo que pasó; la factura y el recibo son la prueba.

La recomendación es sencilla: usa la cuenta única para no perderte nada, y guarda siempre el justificante de cada movimiento. Si algún día llega un requerimiento, la diferencia entre un susto y un trámite es tener los papeles.

Cómo te lo pone fácil controldealquiler.com

• Importas el extracto del banco —el Excel o el CSV que te descargas— y la app lo cruza con tus contratos y tus gastos: propone qué registrar, en qué categoría y en qué casilla, y tú lo revisas antes de guardar.
• El extracto queda como justificante del movimiento, enganchado a su transacción.
• Te avisamos cuando un gasto se sostiene solo con el extracto. En Transacciones tienes el filtro «Solo extracto», y en la Declaración un aviso por casilla: «2 gastos de esta casilla solo tienen el extracto del banco. Un extracto prueba que pagaste, no qué pagaste: Hacienda pide antes la factura o el recibo». En los intereses te pide el certificado del banco, que es el papel que toca ahí.
• Y cuando subes la factura, la inteligencia artificial lee el importe y el concepto y la deja enganchada a su transacción, así que la prueba y el número viven juntos.

Fuentes: Ley General Tributaria (Ley 58/2003), arts. 105 (carga de la prueba), 106.1 (libertad de medios de prueba), 106.4 (la factura, de forma prioritaria, en operaciones de empresarios o profesionales), 66.a) y 67.1 (los cuatro años y su cómputo), 68 (interrupción del plazo), 29.2.e) y 70.3 (obligación de conservar los justificantes); Ley del IRPF (Ley 35/2006), arts. 14.1.a) (exigibilidad), 22 y 23 (ingresos íntegros y gastos deducibles), 23.2 (la reducción y su pérdida sobre lo regularizado en una comprobación) y 35 (ganancia patrimonial en la transmisión); Reglamento del IRPF (RD 439/2007), arts. 13 (gastos deducibles), 14 (amortizaciones) y 40.1 (amortización mínima); LAU (Ley 29/1994), arts. 17.2 (cuándo se paga la renta, salvo pacto en contrario) y 36 (fianza y su depósito); y el Manual práctico de Renta de la AEAT. Esta guía es informativa y no sustituye al asesoramiento de un profesional.