Guía para nuevos arrendadores: ¿qué tengo que tener en cuenta?

Has decidido alquilar una vivienda. ¡Enhorabuena! Ahora tendrás que llevar una pequeña contabilidad, para que cuando te toque hacer la declaración de la renta en el programa de Hacienda (Renta Web) puedas reportarlo correctamente. En esta guía te ayudamos a entender lo que tienes que tener en cuenta.

Hablaremos de bastantes documentos. Debes guardarlos, pues Hacienda te puede solicitar información de todos los años que el ejercicio fiscal no haya prescrito (4 años hacia atrás) y debes tener la documentación que soporte toda la información del alquiler.

El primer documento será el contrato de alquiler.

El contrato de alquiler

En el contrato tiene que quedar escrito el uso al que se destina la vivienda: si es vivienda permanente del inquilino, alquiler de temporada o uso turístico. En función de las distintas modalidades aplican unas deducciones u otras. En esta guía para principiantes nos centraremos en el alquiler de vivienda permanente, que es el más habitual.

Puedes encontrar muchos modelos de contrato. Entre otras cosas, deberá incluir:

La duración: al menos cinco años

Puedes firmar por el plazo que quieras, pero la ley da al inquilino el derecho a prorrogarlo año a año hasta cinco. Es un derecho del inquilino: no puedes pedirle que abandone la vivienda salvo en los casos tasados de la ley —el habitual, y solo si lo dejaste escrito al firmar: que necesitas la vivienda para ti o un familiar cercano—. A los cinco años el contrato se puede terminar o renovar; no entramos en detalle en esta guía. El inquilino sí puede marcharse antes, pero no cuando quiera: la ley le deja desistir una vez pasados seis meses, avisando con treinta días de antelación. Si lo pactasteis por escrito, te debe una indemnización de una mensualidad por cada año que quedara pendiente.

La renta y su actualización

La renta la fijas libremente salvo que la vivienda esté en zona tensionada: entonces un contrato nuevo tiene tope.

La renta se actualiza anualmente si lo habéis pactado en el contrato. El incremento no puede pasar del índice legal, y ese índice depende de la fecha:

• Contratos firmados antes del 26 de mayo de 2023: lo que hayáis pactado, casi siempre el IPC.
• Contratos firmados desde esa fecha: el techo es el IRAV que publica el INE, pensado para que la subida no se dispare respecto del IPC. Si pactasteis un índice más bajo, manda el pacto.

La subida no es automática: se notifica por escrito.

Quién paga qué

En el contrato se reparte quién asume la comunidad, el IBI y la tasa de basuras: puedes pactar que los pague el inquilino, pero con el importe determinado por escrito. Los suministros con contador son del inquilino por ley: lo recomendable es cambiar la titularidad el día de las llaves, y si se quedan a tu nombre y se los cobras, son ingreso y gasto a la vez.

Los gastos de agencia y de formalización del contrato son siempre a cargo del arrendador.

La fianza: un mes, y en la mayoría de las comunidades hay que depositarla

Al firmar tienes que exigir una fianza de una mensualidad de renta. Es obligatoria por ley. Puedes pedir además garantías extra —un depósito, un aval— por un máximo de dos mensualidades más.

En la mayoría de las comunidades esa fianza se deposita en el organismo de vivienda, aunque no todas lo piden, en el plazo que fije cada una (normalmente uno o dos meses). Te dan un resguardo, y ese resguardo importa: hay sanción si no lo haces, y muchas deducciones autonómicas lo exigen.

Al terminar el contrato tienes un mes desde la entrega de llaves para devolver la fianza. Si hubo depósito, tú lo recuperas del organismo antes de devolvérselo al inquilino.

Los ingresos

Una vez se inicia el contrato hay que hacer seguimiento de ingresos y gastos. Pagarás impuestos por los beneficios del alquiler, por lo que es importante reflejar todos los gastos que tienes por alquilar, pues reducen tu impuesto.

La regla es sencilla: es ingreso la renta que te corresponde por cada mes del año. También lo son los suministros que te pague el inquilino (internet, electricidad…): se declaran como ingreso, y ese mismo importe también tendrá su entrada como gasto.

En el alquiler de vivienda a un particular no hay IVA —está exento, así que no facturas con IVA ni presentas trimestrales— y no hay retención.

Los gastos que puedes descontar

Frente a esos ingresos descuentas los gastos de tener la vivienda alquilada, cada uno en distintas partes de la declaración de la renta.

Los principales gastos que restan a tus ingresos son los siguientes. Como tienen alguna regla especial, los agrupamos según su comportamiento y vamos a explicarlos.

Los gastos imprescindibles para poder alquilar

Empezamos con los gastos que son imprescindibles para que puedas alquilar la vivienda. Imagina que compras la vivienda y necesita una reforma para poder alquilarla: es una reforma con unos gastos significativos (por ejemplo, 10.000 €) para cambiar el suelo y reformar un baño y la cocina.

Estos se llaman gastos de reparación y conservación, pues la casa ya tenía antes una cocina y un baño, pero ahora tú la reformas para poder alquilar. Es un gasto que es obligatorio para alquilarla, por lo que podrás descontar este gasto al 100 % de los ingresos del alquiler.

La reforma puedes hacerla un año y que el inquilino entre al siguiente: el gasto no se pierde, espera a que haya alquiler contra el que descontarlo (tienes cuatro años).

Otro ejemplo de este bloque es el gasto de formalización del contrato, el servicio de una inmobiliaria o un abogado para alquilar, o el seguro de impago de alquiler: evidentemente, si no hubiera alquiler no habría gasto de seguro de impago del alquiler. Todos estos gastos restan al 100 % sobre los ingresos del alquiler.

Los gastos que tendrías igual, alquilaras o no

Pero hay otros gastos que tendrías igual, fueras o no fueras a alquilar la vivienda. Por ejemplo:

• Comunidad de propietarios y derramas.
• Seguro de la vivienda.
• Impuestos (IBI, tasa de basuras…).
• Gastos de financiación, si has comprado la vivienda con hipoteca.

Estos otros gastos también son desgravables, pero solo si la casa está alquilada. Puedes desgravar el coste de la comunidad de propietarios, pero si hay un mes que la vivienda NO está alquilada, ese mes no te lo podrás desgravar. Hay que tener en cuenta los días del año que la vivienda está alquilada y prorratear los gastos a las fechas alquiladas. Un ejemplo fácil: si el recibo del IBI (que es anual) son 300 € y tú alquilas la vivienda solamente 6 meses, te podrás desgravar solo 150 € de ese coste.

Los bienes muebles: un 10 % cada año

Un tercer bloque son los bienes muebles (camas, armarios, TV, sofá…). Como estos bienes duran muchos años, la contabilidad que Hacienda establece es que puedes repercutir el coste de esos bienes un 10 % anualmente. Si una TV te cuesta 300 €, cada año que la alquiles podrás descontar 30 €. A este bloque también le aplica que la casa debe estar alquilada: esa misma TV, si la casa está alquilada solamente 6 meses, solo podrás imputar 15 € de coste.

La amortización de la vivienda: el 3 %

Y hemos dejado para el final probablemente el más importante (pues es una cantidad alta que minora bastante tus impuestos), porque también es el más complejo de entender: la amortización de la vivienda.

Cuando compras tu vivienda compras dos cosas: el suelo donde está la vivienda y también la construcción (el edificio). El suelo, obviamente, siempre va a estar ahí. Pero el edificio, la vivienda, también se estropea y se degrada con los años. Pierde valor, y Hacienda te permite que reflejes esto como un coste en tu alquiler: se amortiza como coste el 3 % del valor de la construcción.

Para poder calcular ese 3 % tienes que tener el recibo del IBI, que establece qué % del total es suelo y cuál es construcción, y el coste de tu vivienda: escritura de compraventa y todos los recibos de los costes de compraventa (impuestos, notaría, inmobiliaria…). Imagina que el recibo del IBI establece que del total el 40 % es construcción y el 60 % es suelo. Si la vivienda te ha costado (incluyendo los costes) 200.000 € —ahí compras tanto suelo como construcción—, eso significa que de construcción tienes 80.000 €. Y el 3 % anual de eso son 2.400 € al año, que minora tus ingresos. Como ves, es una cantidad importante: al tener menos ingresos, pagarás después menos impuesto.

Esta amortización también requiere que la vivienda esté alquilada. Volviendo al ejemplo anterior, si la vivienda está alquilada solo 6 meses, entonces podrías desgravar de amortización solamente 1.200 €.

Importante: todos estos ingresos y gastos se ajustan a tu porcentaje de propiedad de la vivienda.

Todo se reparte por tu porcentaje de propiedad, aunque el recibo esté a nombre de uno solo. Si estáis casados, no des por hecho que es el 50 %: depende de si el piso es ganancial o privativo.

Los papeles: sin factura no hay gasto

Para deducir un gasto no basta con pagarlo: hay que demostrarlo con una factura a tu nombre, con el NIF de quien la emite, la fecha, la descripción y el importe. Un presupuesto no es una factura, ni un albarán, ni un apunte del banco: ese prueba que pagaste, no qué compraste ni a quién.

De ahí el título: si te ofrecen el trabajo «sin IVA», te lo están ofreciendo sin factura. Y sin factura ese dinero no es un gasto deducible: sale y no vuelve por ningún lado. Además te quedas sin garantía de la obra.

Y como el alquiler de vivienda está exento de IVA, tú no recuperas el que soportas, pero sí lo deduces en el IRPF: el gasto que te apuntas es el total de la factura, IVA incluido.

Qué guardar y cuánto tiempo:

• Cada factura y cada justificante, cuatro años desde el fin del plazo de declaración: es lo que Hacienda tiene para revisarte.
• Los justificantes de cobro de la renta: pedirle al banco duplicados antiguos cuesta dinero.
• El contrato con sus anexos y actualizaciones, y el resguardo de la fianza si lo hubo.
• La escritura y el acumulado de la amortización, mientras seas propietario: estos no caducan a los cuatro años, te los pedirán el día que vendas.

Antes de anunciar

Para poder alquilar es necesario:

• El certificado de eficiencia energética: obligatorio, con la etiqueta en el anuncio y copia al inquilino al firmar. Lo emite un técnico y caduca a los diez años, o a los cinco si la calificación es G. Alquilar sin él es una infracción grave: la multa va de 601 a 1.000 €.
• La cédula de habitabilidad, si tu comunidad la exige. No todas la piden: compruébalo antes de anunciar.

La recompensa del alquiler de larga duración: la reducción

La ventaja de esta modalidad frente al turístico o al de temporada: después de calcular tu beneficio (ingresos menos gastos), ese rendimiento no tributa entero. El porcentaje lo marca la fecha del contrato.

Si es anterior al 26 de mayo de 2023 y sigue vivo, la reducción es del 60 % mientras dure ese contrato. Si lo firmaste después, la reducción general es el 50 %; sube al 60 % con una rehabilitación terminada en los dos años anteriores a la firma, al 70 % si es el primer alquiler de esa vivienda en zona tensionada a un inquilino de 18 a 35 años —o si el arrendatario es una Administración o entidad sin ánimo de lucro para alquiler social, y ese segundo caso no pide zona tensionada—, y al 90 % si tú, el mismo arrendador, firmas un contrato nuevo en zona tensionada bajando la renta más de un 5 % respecto del anterior ya actualizado. Ese 90 % no se hereda: el contrato siguiente tiene que volver a bajarla.

Ejemplo: si has recibido 10.000 € de alquiler y le restas 3.000 € de gastos, tienes un beneficio neto de 7.000 €. Con la reducción general del 50 %, solo pagas impuestos por 3.500 €; los otros 3.500 € no tributan.

¿Y qué impuesto pagarás por esos 3.500 €? Lo que gana tu alquiler va al mismo grupo que tu sueldo: se suma a las rentas del trabajo y el conjunto tributa según tu tramo de IRPF. Por eso el mismo alquiler le cuesta más impuestos a quien más gana.

Y además, tu comunidad autónoma puede tener su deducción

Más allá del IRPF estatal, varias comunidades tienen deducciones para el arrendador. Van por tu comunidad de residencia, no por dónde esté el piso —aunque muchas piden además que esté allí—. Varias exigen la fianza depositada; el resto de requisitos los tiene cada una. Son cantidades modestas, pero conviene marcarlas en el IRPF si te aplican.

Los días que el piso está vacío también se declaran

Por los días en que la vivienda no fue tu casa y no estuvo alquilada, Hacienda te imputa una renta por vivienda vacía. Es la imputación de rentas inmobiliarias: un 1,1 % o un 2 % del valor catastral, según cuándo se revisara, prorrateado por esos días.

Si viviste ahí hasta el día de entregar las llaves, esos días no se imputan. Si el piso estuvo vacío de verdad —entre inquilinos, o antes de encontrar al primero—, sí, y en un año mixto se declaran las dos cosas. Ese porcentaje lo aplica Renta Web.

El calendario de un arrendador

• Al firmar: contrato, certificado energético, inventario, lecturas de contadores (cambio de titularidad de suministros) y depósito de la fianza si tu comunidad lo exige, en su plazo.
• Cada mes: cobra por transferencia —es la forma que marca la ley, y deja rastro— y guarda la factura de lo que pagues.
• Antes de cada aniversario: si quieres subir la renta, notifícalo por escrito. Se aplica desde el mes siguiente al aviso.
• Cuatro meses antes de cumplir los cinco años: si no quieres renovar, avisa de la cancelación del contrato. Si no, el contrato se prorroga solo.
• De abril a junio: la declaración de la Renta del año anterior.
• Al terminar: lecturas finales, revisión del inventario y devolución de la fianza en el plazo de un mes.

Cómo te lo pone fácil controldealquiler.com

Todo lo anterior se puede llevar en una carpeta y un Excel, hasta el año en que se te pasa un plazo o te llega una carta de un requerimiento de Hacienda.

Empieza por el contrato, y la agenda se llena sola. Lo subes y, si quieres, lo exploras con inteligencia artificial: lee el documento y extrae los inquilinos, las fechas y la renta. A partir de ahí la agenda sale sola —la fianza, la subida de renta con su índice y la carta ya redactada, los cinco años con tus tres opciones, los seguros, los contadores—, cada aviso con su cuenta atrás y también por correo. Tú decides qué haces con cada uno.

Subes o reenvías la factura y se archiva sola. Cada vivienda tiene su dirección de correo: cuando llega la de la luz o del seguro, la reenvías desde el móvil y queda guardada en su sitio, clasificada. Si la exploras, la inteligencia artificial extrae el importe y el concepto, tú lo validas en transacciones Pendientes, y entonces cuenta para la declaración. También puedes mandarla por WhatsApp o Telegram, desde el ordenador o desde Drive.

Las casillas, calculadas y trazadas. El motor fiscal —programado por personas siguiendo la normativa del IRPF, no por la inteligencia artificial, que aquí solo lee documentos— reparte cada gasto en su casilla del modelo 100, lo prorratea por días alquilados y por tu porcentaje, y calcula la amortización del inmueble y la de cada mueble año a año. El tope de intereses y reparaciones y su excedente los aplica Renta Web a partir de esas casillas. Y ninguna cifra es huérfana: de cualquier número bajas hasta el documento y la página de la que salió.

Hemos simplificado esta guía para la gente que empieza. Hay que tener en cuenta algunos detalles (por ejemplo, ¿qué pasa con un seguro que cambia de precio a mitad de año?): controldealquiler.com tiene en cuenta todo para reportar y controlar tal y como lo espera Hacienda.

Los papeles, donde los vas a necesitar. Contrato, escritura, IBI, facturas y recibos en el mismo sitio, cifrados con una clave que creas tú: una vez guardados, no los podemos leer ni nosotros. Si compartes la vivienda con tu pareja, cada uno ve lo mismo y declara su porcentaje en su propia Renta.

Alquilar bien no es saber fiscalidad. Es tener el contrato bien hecho, los plazos vigilados y cada papel en su sitio. De eso va este servicio.

Fuentes: Ley 29/1994 de Arrendamientos Urbanos (duración y prórrogas, desistimiento, renta y actualización, gastos y suministros, fianza), modificada por la Ley 12/2023 por el derecho a la vivienda; Ley 35/2006 del IRPF (gastos deducibles y amortización, reducción por arrendamiento de vivienda, rendimiento mínimo por parentesco, imputación de rentas inmobiliarias) y su Reglamento; y el Manual práctico de Renta de la AEAT. El depósito de la fianza y las deducciones autonómicas los regula cada comunidad. Esta guía es informativa y no sustituye al asesoramiento de un profesional.