Es pot declarar el lloguer només amb l'extracte bancari?

La pràctica: un compte només per al lloguer

És una manera de treballar molt estesa, i és bona: obres un compte, hi domicilies tots els cobraments i pagaments de l'habitatge —la renda, l'IBI, la comunitat, l'assegurança, la hipoteca, les derrames, el lampista— i no el fas servir per a res més. Al maig baixes l'extracte de l'any i d'aquí surt la declaració.

• Tot el que hi ha a dins és del lloguer. No cal separar la teva vida personal de la de l'habitatge.
• No s'oblida res. El que es va pagar hi és, encara que hagis perdut el paper.
• L'ordre és automàtic. Els càrrecs repetits —comunitat, assegurança, IBI— es reconeixen sols.

Per què els números surten bé… gairebé sempre

Un extracte ordenat et dona els rendiments de l'any i gairebé totes les despeses, i per a molts habitatges això és el gruix de la declaració. Convé saber on deixa de coincidir amb el que demana l'IRPF.

• L'IRPF va per exigibilitat, no per caixa. La renda de desembre que cobres el 2 de gener és rendiment de desembre, perquè és quan era exigible —tret que al contracte hàgiu pactat una altra cosa—. Amb l'extracte al davant és fàcil córrer-la un mes.
• El que no es va cobrar també es declara. Si el llogater va deixar de pagar, aquella renda continua sent un rendiment exigible, i l'impagament es resta a part, com a saldo de dubtós cobrament, amb els seus requisits. A l'extracte, senzillament, no hi ha res.
• Hi ha despeses que no són un moviment. L'amortització de l'immoble (el 3 %) i la dels mobles no les paga ningú: es calculen. Són, en molts habitatges, la despesa més gran de l'any, i a l'extracte no hi apareixen.
• I moviments que no són despeses. La fiança que et lliura el llogater no és un rendiment —la guardes i la tornes—, i dipositar-la a l'organisme de la teva comunitat autònoma tampoc no és una despesa: són els teus diners, que tornen en acabar el contracte. Del rebut de la hipoteca només són despesa els interessos, no el capital que amortitzes.
• I una derrama pot no ser despesa. La de manteniment sí; la que paga una millora —canviar l'ascensor, aïllar la façana— no es dedueix aquell any: se suma al valor de l'habitatge i es recupera any rere any per l'amortització.

El punt que porta problemes: provar la despesa

En una comprovació, qui ha de provar la despesa ets tu: la llei posa la càrrega de la prova en qui vol fer valer el seu dret.

Un apunt del banc diu que van sortir 180 € cap a una empresa el 14 de març. No diu què vas comprar. Podria ser la reparació de la caldera de l'habitatge llogat —deduïble— o una reparació a casa teva, que no ho és.

• Val qualsevol mitjà de prova admès en dret. No existeix cap llista tancada.
• Però la factura és la prova que es demana primer per al que et ven una empresa o un professional: reparacions, subministraments, assegurances, la gestoria. No és l'única prova possible, tot i que sí la primera; sense ella, hauràs de convèncer amb d'altres proves i no sempre se'n surt.

I no totes les despeses es proven amb una factura:

• L'IBI i la comunitat no tenen factura: es proven amb el seu rebut —el de l'ajuntament i el de l'administrador—.
• Els interessos de la hipoteca, amb el certificat anual del banc, que a més separa interessos de capital. L'apunt del rebut mensual no distingeix una cosa de l'altra.
• L'amortització de l'immoble, amb l’escriptura de compra (o la d'herència) i el rebut de l'IBI, d'on surt quina part del valor cadastral és construcció.
• Un moble o electrodomèstic, amb la seva factura de compra, que a més fixa l'import sobre el qual es calcula l'amortització: un 10 % a l'any fins a recuperar el que va costar.

El rendiment és el cas contrari: per al cobrament de la renda, l'extracte sí que és la prova natural, juntament amb el contracte. Per això, en una comprovació, el que sol fallar no són els rendiments, sinó les despeses.

Què guardar, despesa per despesa

• Reparació i conservació (lampista, pintor, tècnic): factura amb el NIF de qui l'emet.
• Subministraments que pagues tu (llum, aigua, gas): la factura de la companyia. El que decideix no és a nom de qui està el contracte, sinó qui suporta i paga el rebut: si els paga el llogater, no són despesa teva; si els hi repercuteixes, aquells diners són a més rendiment.
• IBI i taxa d'escombraries: rebut de l'ajuntament.
• Comunitat i derrames: rebut o certificat de l'administrador.
• Assegurança de la llar o d'impagament: pòlissa i rebut de l'any.
• Interessos de la hipoteca: certificat anual d'interessos del banc.
• Advocat i procurador: minuta o factura.
• Amortització de l'immoble: escriptura i rebut de l'IBI.
• Mobles i electrodomèstics: factura de compra.
• Rendiments: contracte d'arrendament i el mateix extracte.

Quant temps s'ha de guardar

La regla corrent són quatre anys, comptats des de l’endemà del final del termini per presentar la declaració. És el que Hisenda té per comprovar. Compte: aquell termini s'interromp si Hisenda actua —un requeriment, una comprovació— i torna a començar. I mentrestant, la llei t'obliga a conservar els justificants del que vas declarar.

• L'escriptura de compra i les factures dels mobles, mentre duri l'amortització i fins que venguis.
• Les despeses que s'arrosseguen: la reparació que no va cabre aquest any es dedueix en els quatre següents, i el seu justificant ha de continuar sent-hi l'any en què la facis servir.

Aleshores, es pot declarar només amb l'extracte?

• Per calcular, gairebé. Et faltaran l'amortització, els impagaments i el que vas pagar des d'un altre compte.
• Per demostrar, no. L'extracte és l'índex del que va passar; la factura i el rebut són la prova.

La recomanació és senzilla: fes servir el compte únic per no perdre't res, i guarda sempre el justificant de cada moviment. Si algun dia arriba un requeriment, la diferència entre un ensurt i un tràmit és tenir els papers.

Com t'ho posa fàcil controldealquiler.com

• Importes l'extracte del banc —l'Excel o el CSV que et baixes— i l'app el creua amb els teus contractes i les teves despeses: proposa què registrar, en quina categoria i en quina casella, i tu ho revises abans de desar.
• L'extracte queda com a justificant del moviment, enganxat a la seva transacció.
• T'avisem quan una despesa se sosté només amb l'extracte. A Transaccions tens el filtre «Només extracte», i a la Declaració un avís per casella: «2 despeses d'aquesta casella només tenen l'extracte del banc. Un extracte prova que vas pagar, no què vas pagar: Hisenda demana abans la factura o el rebut». En els interessos et demana el certificat del banc, que és el paper que toca allà.
• I quan puges la factura, la intel·ligència artificial llegeix l'import i el concepte i la deixa enganxada a la seva transacció, així que la prova i el número viuen junts.

Fonts: Ley General Tributaria (Ley 58/2003), arts. 105 (càrrega de la prova), 106.1 (llibertat de mitjans de prova), 106.4 (la factura, de manera prioritària, en operacions d'empresaris o professionals), 66.a) i 67.1 (els quatre anys i el seu còmput), 68 (interrupció del termini), 29.2.e) i 70.3 (obligació de conservar els justificants); Ley del IRPF (Ley 35/2006), arts. 14.1.a) (exigibilitat), 22 i 23 (rendiments íntegres i despeses deduïbles), 23.2 (la reducció i la seva pèrdua sobre el que es regularitza en una comprovació) i 35 (guany patrimonial en la transmissió); Reglamento del IRPF (RD 439/2007), arts. 13 (despeses deduïbles), 14 (amortitzacions) i 40.1 (amortització mínima); LAU (Ley 29/1994), arts. 17.2 (quan es paga la renda, tret de pacte en contrari) i 36 (fiança i el seu dipòsit); i el Manual práctico de Renta de la AEAT. Aquesta guia és informativa i no substitueix l'assessorament d'un professional.